Wat is een freight invoice audit?
Freight invoice audit is het systematisch controleren van vervoerdersfacturen tegen de onderliggende contracten, tariefafspraken, en daadwerkelijk geleverde diensten. Het doel is om afwijkingen te identificeren tussen wat is afgesproken en wat in rekening wordt gebracht, op zending niveau.
Voor een gemiddelde verlader met een paar duizend zendingen per maand zit er doorgaans tussen de drie en acht procent structurele afwijking tussen factuur en contract. Dat zijn dubbele facturatie, verkeerd berekende gewichtstoeslagen, brandstoftoeslagen die niet gerechtvaardigd zijn op basis van de contractuele formule, accessorials die in rekening worden gebracht zonder onderbouwing, en verkeerd toegepaste zonetariefen. Bij volumes vanaf ongeveer een half miljoen euro freight spend per jaar loopt dat snel op tot een serieus jaarlijks bedrag.
Het verschil tussen een freight invoice audit en een eenmalige spend review zit in de continuïteit. Een eenmalige audit vindt fouten in de historische data. Een doorlopende audit voorkomt dat dezelfde fouten zich blijven herhalen en bouwt gestructureerd feedback richting je vervoerders op.
Wanneer is dit relevant?
De business case voor een freight invoice audit wordt sterker naarmate drie omstandigheden samenkomen. Een hoog zendingsvolume waarbij handmatige steekproef controle niet meer schaalt. Meerdere vervoerders en verschillende tariefstructuren, waardoor één persoon het overzicht niet meer kan houden. En een freight spend die meaningful is in de bedrijfsresultaten, doorgaans vanaf vijfhonderdduizend euro per jaar.
Een freight invoice audit is dus geen vervanging van wat je interne logistieke team doet. Het is een aanvullende controlelaag die het werk ontlast en structureel kwaliteit toevoegt aan de financiële kant van je transportoperatie.
Onze aanpak
We auditen de eerste drie maanden facturen volledig handmatig om de meest voorkomende afwijkingen en hun oorzaken in kaart te brengen. Dit levert een rapport op met de baseline van structurele fouten.
Op basis van de baseline definiëren we de controleregels per vervoerder en per zendingstype. Deze regels worden geautomatiseerd toegepast in de maandelijkse audit, met menselijke beoordeling op uitzonderingen.
Iedere maand worden alle facturen geaudit, afwijkingen geïdentificeerd en disputes voorbereid. Disputes worden in overleg met je team formeel ingediend en wij volgen ze op tot creditnota of correctie.
Iedere maand ontvang je een rapport met geconstateerde afwijkingen, terugvorderingen, lopende disputes en trendanalyses. Het dashboard toont KPIs per vervoerder over tijd.
Elk kwartaal evalueren we de bevindingen samen met je team en je vervoerders. Doel is structurele verbetering, niet eindeloze disputes. Een goede vervoerder leert van patronen en wij helpen die boodschap te formuleren.
Wat je krijgt
- Maandelijks audit rapport met geconstateerde afwijkingen en onderbouwing per zending
- Volledige dispute administratie met opvolging tot creditering
- KPI dashboard met audit-resultaten per vervoerder over tijd
- Kwartaal review met aanbevelingen voor proces- en contractverbetering
- Jaarlijkse benchmark van foutpercentages tegen sector gemiddelden
Veelgestelde vragen
Hoeveel zendingen heeft mijn bedrijf nodig om een freight invoice audit zinvol te maken?
Een freight invoice audit wordt doorgaans rendabel vanaf enkele honderden zendingen per maand, of vanaf een freight spend van ongeveer een half miljoen euro per jaar. Bij lagere volumes is een eenmalige audit zinvoller dan een doorlopend abonnement.
Welke informatie hebben jullie nodig om te starten?
We hebben toegang nodig tot je freight facturen van de afgelopen drie tot zes maanden, je vervoerderscontracten of tariefafspraken, en je transport management systeem of overzicht van zendingsdata. De onboarding is afgerond in een of twee weken.
Hoe gaan jullie om met geconstateerde fouten?
Geconstateerde afwijkingen worden voorgelegd in een maandelijks rapport. Disputes worden, in overleg met je team, formeel ingediend bij de betrokken vervoerder met onderbouwing en documentatie. Wij volgen het proces tot de creditnota of correctie is verwerkt.
Werken jullie op no-cure-no-pay basis?
Nee, wij werken op een vast maandbedrag, vooraf afgesproken. Dat geeft je voorspelbare kosten en geen prikkel om disputes op te blazen voor de eigen vergoeding. Onze waarde zit in structurele procesverbetering, niet alleen in eenmalige terugvorderingen.
Wat is de typische opzegtermijn?
Onze freight invoice audit dienst loopt op maandelijkse basis met één maand opzegtermijn. Geen meerjarige contracten of vooruitbetalingen voor diensten die je niet meer afneemt.
Een eerste audit van je facturen?
Plan een gesprek waarin we doorlopen hoe een baseline audit er bij jouw bedrijf uit zou zien.