Wat is rate benchmarking?
Rate benchmarking is het vergelijken van je betaalde freight rates met marktreferenties per lane, modaliteit en volume-segment. Het levert een feitelijk beeld op van je positie in de markt: waar je structureel marktconform of zelfs beneden-markt zit, en waar je significant boven het marktgemiddelde betaalt.
Een goede benchmark gaat verder dan een simpele vergelijking van prijs per kilometer. Het houdt rekening met volume-effecten (kleine volumes betalen nu eenmaal premium), service-niveau (express versus standaard), brandstof- en valutasituatie ten tijde van de afspraak, en contractduur. Dat maakt het verschil tussen een rapport waarop je echt kunt beslissen en een rapport dat alleen interessant is om te bewaren.
Wanneer is een benchmark relevant?
Een rate benchmark is waardevol op drie typische momenten. Vlak voor het ingaan van een nieuw budgetjaar, om realistische targets voor freight kosten te zetten. Vlak voor heronderhandelingen of een tender, om met een feitelijke basis de markt in te gaan. En periodiek (doorgaans jaarlijks) als rustige controle of de bestaande contracten nog steeds passen bij wat de markt op dit moment biedt.
Voor verladers met een freight spend boven het miljoen euro is een benchmark bovendien een goedkope verzekering. De kosten van de benchmark zijn doorgaans een kleine fractie van wat al een tiende procent verschuiving in je tarieven structureel oplevert.
Onze aanpak
We bepalen welke lanes en modaliteiten in scope zijn voor de benchmark, op basis van volume en strategisch belang. Doorgaans focussen we op de tien tot twintig lanes die samen 80 procent van je freight spend dekken.
We verzamelen twaalf maanden zendingsdata, normaliseren ze naar vergelijkbare eenheden, en isoleren de zuivere transport rates uit de totale facturen (excl. accessorials, brandstof en eenmalige toeslagen).
Per lane en modaliteit matchen we je tarieven met onze marktreferentiebasis (publieke indices, sector benchmarks en geanonimiseerde inzichten). Resultaat is een positie van je tarief binnen de marktbandbreedte.
We analyseren waar de grootste afwijkingen zitten en wat de oorzaak is. Sommige afwijkingen zijn gerechtvaardigd (service-premium, specifieke lane-complexiteit), andere zijn structureel verbeterbaar.
We leveren een document met de benchmark resultaten, geprioriteerde verbeterpunten, en een advies of een gerichte heronderhandeling of een volledige tender de juiste vervolgstap is.
Wat je krijgt
- Benchmark rapport per lane met marktbandbreedte en jouw positie daarin
- Spreadsheet met alle onderliggende data en berekeningen, open en herhaalbaar
- Geprioriteerde lijst met heronderhandelingskansen, ingedeeld naar impact
- Beslissingsdocument over het juiste vervolgtraject (heronderhandeling versus tender)
- Presentatie voor je management of board, klaar voor besluitvorming
Veelgestelde vragen
Hoe werken jullie aan de benchmark-data?
Wij gebruiken een combinatie van publieke index-data, anonieme sectorbenchmarks via brancheverenigingen, en geanonimiseerde inzichten uit onze eigen klantbase. Geen klantdata wordt gedeeld met andere klanten. De benchmark geeft een betrouwbare bandbreedte per lane en modaliteit.
Hoe vaak moet ik mijn rates benchmarken?
Een jaarlijkse benchmark is voor de meeste verladers het juiste ritme. Bij sterk schommelende markten (bijvoorbeeld zeevracht in 2021 en 2022) kan een halfjaarlijkse herziening waardevol zijn. Tussentijdse benchmarks zijn vooral nuttig vlak voor contractheronderhandelingen of een tendertraject.
Krijg ik concrete bedragen of alleen bandbreedtes?
Per lane en modaliteit krijg je een marktbandbreedte (laag, mediaan, hoog) en je eigen tarief positioneren we daarbinnen. Concrete bedragen voor specifieke vervoerders zijn niet onderdeel van de benchmark; dat hoort bij een tender. De benchmark is informatief en strategisch, niet contractueel.
Wat doe ik als blijkt dat ik te veel betaal?
Een benchmark is doorgaans de aanleiding voor een gerichte heronderhandeling of een carrier tender. Wij ondersteunen beide trajecten en de benchmark dient als feitelijke basis voor het gesprek met je vervoerders. Vaak leidt het tot betere voorwaarden zonder dat een volledige tender nodig is.
Is dit een eenmalige opdracht of doorlopend?
Een rate benchmarking opdracht is standaard een project met vast budget en vast resultaat. Voor klanten die jaarlijks willen herijken bieden we ook een lichte doorlopende variant aan binnen onze Operations en Procurement retainer.
Een benchmark van je freight rates?
Plan een gesprek waarin we doornemen wat een benchmark voor jouw bedrijf zou opleveren.