Wat is een surcharge audit?
Een surcharge audit is het systematisch controleren van alle toeslagen die vervoerders en forwarders bovenop het basistarief in rekening brengen. Voor verladers in zeevracht, luchtvracht en internationaal wegvervoer vormen surcharges en accessorials vaak dertig tot vijftig procent van de totale factuur. Op die schaal is structurele controle geen luxe maar bedrijfshygiëne.
De moeilijkheid van surcharges zit in de variëteit. Brandstoftoeslag verandert maandelijks volgens een formule die per vervoerder anders is. Valutaschommeling toeslag wordt op vaste intervallen herzien. ECA toeslag geldt alleen voor specifieke vaargebieden. Peak season surcharge verschijnt bij bepaalde routes gedurende zomerse pieken. Congestiestoeslagen komen ad hoc op bij operationele verstoringen. Zonder gestructureerd overzicht is het voor je interne team vrijwel onmogelijk om iedere toeslag op iedere factuur te valideren.
Een goede surcharge audit doet twee dingen tegelijk. Eerste, de incidentele identificatie van toeslagen die ten onrechte zijn toegepast op specifieke zendingen, of waarvan de hoogte afwijkt van de afgesproken formule. Tweede, het bouwen van een structurele monitoring die toekomstige toeslagen meteen toetst en zo voorkomt dat dezelfde fouten zich blijven herhalen.
Wanneer is een surcharge audit relevant?
Een specifieke surcharge audit is zinvol bij verladers waar toeslagen een substantieel deel van de totale freight kost vormen. Dat is typisch het geval bij zeevracht en luchtvracht, en bij internationaal wegvervoer met veel grensovergangen of brandstofintensieve routes. Bij volumes vanaf een half miljoen euro freight spend per jaar is de business case voor een audit doorgaans sterk.
Verder is een audit waardevol na perioden van verhoogde markverstoring of congestie waarin nieuwe surcharges zijn geïntroduceerd. Veel klanten ontdekken dat congestiestoeslagen die tijdens een piek zijn toegevoegd, niet automatisch verdwijnen wanneer de congestie wegtrekt. Een audit brengt dit type onbedoelde permanente toeslagen aan het licht.
Onze aanpak
We brengen voor iedere vervoerder in kaart welke surcharges zij hanteren, welke formules erachter zitten en welke contractuele basis ze hebben. Dit levert een vergelijkbaar overzicht op per vervoerder.
We auditen iedere surcharge op iedere factuur tegen de contractuele basis. Afwijkingen worden gecategoriseerd: te hoog berekend, ten onrechte toegepast, geen contractuele onderbouwing, of correct.
Voor iedere disputable case bouwen we een onderbouwd dispute pakket. Disputes worden in overleg met je team formeel ingediend bij de betrokken vervoerder. Wij volgen ze op tot creditnota of definitieve afhandeling.
Op basis van de baseline bouwen we een doorlopende audit cyclus die iedere maand alle nieuwe surcharges automatisch toetst tegen de contractuele basis. Uitzonderingen krijgen menselijke beoordeling.
Iedere maand een rapport met toeslag trends per vervoerder en aanbevelingen voor contract aanpassingen die surcharge formules transparanter maken. Onderdeel van kwartaal review met vervoerders.
Wat je krijgt
- Surcharge taxonomie per vervoerder, vergelijkbaar en compleet
- Historische audit rapport met categorisering per afwijking
- Dispute administratie met opvolging tot creditering
- Maandelijkse monitoring met geautomatiseerde toetsing
- Trend rapportage en contract aanbevelingen
- Kwartaal review met je team en eventueel je vervoerders
Veelgestelde vragen
Wat zijn de meest voorkomende surcharges op freight facturen?
De meest voorkomende toeslagen zijn brandstoftoeslag (BAF of fuel surcharge), valutaschommeling (CAF), Emission Control Area surcharge (ECA) voor specifieke vaargebieden, peak season surcharge tijdens piekperioden, congestiestoeslagen bij havencongestie, en accessorials zoals waiting time, dieselheffing en piek toeslag. De som van deze toeslagen kan dertig tot vijftig procent van de totale factuur vormen.
Hoe weet ik welke surcharges contractueel terecht zijn?
Iedere surcharge moet onderbouwd zijn door een contractuele formule of een vooraf aangekondigde algemene wijziging. Een audit begint daarom altijd met het mappen van iedere surcharge tegen de contractbasis. Surcharges zonder duidelijke onderbouwing of die afwijken van de afgesproken formule zijn kandidaat voor dispute.
Wat is het verschil met een freight invoice audit?
Freight invoice audit is breder en omvat alle posten op de factuur (basis tarief, toeslagen, accessorials, fouten in berekening). Een surcharge audit is specifiek gefocust op alle toeslagen bovenop het basistarief. Voor verladers waar surcharges een groot deel van de totale kost vormen is een specifieke surcharge audit waardevol naast of binnen een bredere invoice audit.
Hoeveel kan ik typisch op surcharges terugvorderen?
Bij verladers die hier niet eerder gestructureerd naar hebben gekeken vinden we doorgaans tussen vier en acht procent van de totale surcharge kosten als disputable. Dat zijn vooral surcharges die zonder onderbouwing zijn toegevoegd, ten onrechte zijn toegepast op specifieke zendingen, of waarvan de hoogte niet aansluit bij de afgesproken formule. Bij volumes vanaf een miljoen euro freight spend loopt dat snel op.
Hoe vaak veranderen surcharges?
Brandstoftoeslagen worden meestal maandelijks aangepast volgens een formule. Algemene tarief verhogingen (GRI) worden vaak per kwartaal of seizoen aangekondigd. Speciale toeslagen voor congestie of seizoenseffecten worden ad hoc geïntroduceerd. Een doorlopende monitoring is daarom waardevoller dan een eenmalige audit.
Een audit van je toeslagen?
Plan een gesprek waarin we doornemen welke periode in scope past en wat een audit voor jouw situatie zou kunnen opleveren.